پایگاه‌های داده در ققنوس چند زبانه هستند. یعنی نام/عنوان هر جزء اطلاعاتی پایگاه به بیش از یک زبان قابل ثبت است. به عنوان مثال ممکن است نام و نشان یک مکان همزمان هم به زبان/الفبای فرانسوی، هم به زبان/الفبای انگلیسی و هم به زبان/الفبای فارسی ثبت شود. معمولا تمام این عناوین در هنگام جستجو یا مورد توجه قرار می‌گیرند. اما این انتخاب مدیران پایگاه داده است که کدامیک را برای نمایش 'پیش‌فرض' برگزینند. معمولا این انتخاب بر اساس فرهنگ غالب کاربران آن انجام می‌شود. مثلا برای کاربران فارسی زبان گزینه فارسی برای نمایش پیش‌فرض انتخاب می‌شود. ممکن است بعضی از اقلام اطلاعاتی یک پایگاه داده ماهیتا فاقد عنوان باشند. به عنوان مثال بسیاری از آثار موزه‌ها فاقد نام و عنوان هستند و از روش‌های دیگری برای ارجاع به آن‌ها استفاده می‌شود. نام‌گذاری، به معنای متداول، برای صدها هزار یا گاهی میلیون‌ها اثر در یک موزه بزرگ اساسا نشدنی است. گاهی هم نام و عنوان چیزی (هنوز) در دسترس قرار نگرفته یا ثبت نشده است. در چنین مواردی در جایگاهی که انتظار داریم نام یا عنوان ببینیم، عبارتی شبیه آدرس‌های اینترنتی ظاهر می‌شود که آنرا اصطلاحا 'شناسه' (یا دقیق‌تر شناسه یکتا) می‌خوانیم. توجه داشته باشید با وجود شباهت با آدرس‌های اینترنتی، این شناسه لزوما با صفحه‌ای بر روی اینترنت در ارتباط نیست.

هیچ یافته‌ای که با عبارت تعیین شده شما هم‌خوان نباشد در یافته‌ها ظاهر نمی‌شود. اما ممکن است این هم‌خوانی در نگاه اول آشکار نباشد.

یافته‌های جستجوها با "مهم‌ترین شناسه" خود نمایش داده می‌شوند. این عبارت معمولا عنوان آن‌ها در زبان کاربران آنست. اما عبارت جستجوی شما با تمام شناسه‌ها تطبیق داده می‌شوند. در صورتی که عبارت تعیین شده با یکی دیگر از شناسه‌های یک یافته، به جز شناسه اصلی آن، تطبیق کند با چنین وضعیتی مواجه خواهیم شد. و آن یافته در نگاه اول نادرست به نظر می‌رسد.

برای رفع ابهام کافی است به صفحه جزییات آن یافته مراجعه کنید. در آن‌جا تمام شناسه‌های یافته مورد نظر خود از جمله موردی که باعث تطبیق شده است را خواهید دید.

بسیاری از پایگاه‌های داده به تصاویری بر روی شبکه اینترنت ارجاع دارند. با تغییرات در سایت محل نگهداری تصاویر ممکن است در طول زمان بعضی از تصاویر دیگر در دسترس نباشند. عوامل محدود کننده دیگری که کاربر ایرانی به خوبی با آن‌ها آشناست هم ممکن است باعث خارج از دسترس شدن یک تصویر شوند. گاهی این محدود کننده به ظرافت عمل کرده و تصویری را با قضاوت در مورد محتوای آن از دسترس خارج می‌کند و گاهی هم که قابلیت اعمال این ظرافت را ندارد، یک سرویس‌دهنده را با تمام محتویات مناسب و نامناسب آن به طور کلی از دسترس خارج می‌کند.

اما به جز این‌ها دلیل دیگری هم برای عدم دسترسی به یک تصویر وجود دارد. دنیای دیجیتال تعریف ما از بعضی از کلمات را به طور کلی تغییر داده است. تصویر یکی از این کلمات است. ما کلمه تصویر را به جای ترکیب 'تصویر دیجیتال' استفاده می‌کنیم چون بیشتر تصاویری که امروزه با آن‌ها مواجه هستیم از این نوع هستند. اما تمام تصاویر لزوما دیجیتال نیستند. تصاویر غیر دیجیتال یا به اصطلاح 'آنالوگ' هنوز جایگاه مهمی دارند. به خصوص اگر با زمان‌های گذشته و تاریخ در ارتباط باشیم. در اینجا منظور از تصاویر آنالوگ صرفا تصاویری که با دوربین‌های آنالوگ گرفته شده‌اند نیست؛ علاوه بر آن‌ها نگاره‌های یک سنگ‌نوشته قدیمی، تابلوی نقاشی نگهداری شده در یک موزه یا نقوش روی یک سفالینه باستانی هم نمونه‌های دیگری از تصاویر غیر دیجیتال هستند. حقیقت آنست که این تصاویر آنالوگ دارایی‌های فرهنگی مهمی هستند اما تا زمانی که از طریق عکاسی، فیلم‌برداری، اسکن، یا هر روش دیگری نسخه‌ای دیجیتال از آن‌ها تهیه نشده باشد، قابلیت بازنمایی شدن بر روی صفحه نمایش ما را نخواهند داشت. اما حتی در آن صورت هم ققنوس میان یک تابلوی نقاشی و تصویر دیجیتال تهیه شده از آن تفاوت قائل است. چرا که با وجود آنکه در بسیاری از کاربردها مانند هم دانسته می‌شوند، اما نه تنها کارکردهای متفاوتی دارند بلکه از نظر حقوق و مالکیت معنوی، سندیت، ارجاع و اصالت و بسیاری از کاربردهای تخصصی دیگر هم به طور کلی با هم متفاوت هستند. این گزینه در اختیار مدیر پایگاه قرار دارد که تصویر آنالوگ را با ماهیتی مستقل در داده‌های خود بازتاب دهد. در چنین مواردی ممکن است آن تصویر، که ماهیتا غیر قابل نمایش است، به صورتی نمایش داده می‌شود که گویا از دسترس خارج شده است. هر کجا ممکن و البته در دسترس باشد، ققنوس تصویر دیجیتال مربوطه را به عنوان تصویر مرتبط در کنار نسخه غیرقابل نمایش آنالوگ آن (اما نه به جای آن) نمایش می‌دهد.

سامانه پشتیبانی ققنوس انجمن‌هایی برای گفت و گوی شما با تیم توسعه و همچنین دیگر کاربران ققنوس دارد. شما می‌توانید از طریق این انجمن‌ها با دیگران در ارتباط باشید و پرسش‌های خود را مطرح کنید. حتی امکان دارد که پرسش شما پیشتر توسط دیگران مطرح شده باشد و بدون نیاز به پرسیدن پاسخ خود را بلافاصله همان‌جا بیابید. از پیوند بالای صفحه برای مراجعه به انجمن‌های پشتیبانی ققنوس استفاده کنید.